Petit guide pour votre prochain événement éco-responsable

L'évènement éco-responsable en bref !

• Qu'est-ce qu'un évènement éco-responsable ?
  Un évènement éco-responsable est un évènement qui intègre des pratiques plus responsables dans son organisation dans le but de réduire son impact sur l'environnement.
• Que faut-il prendre en compte pour organiser un évènement éco-responsable ?
  1. Le transport et l'hébergement
  2. Les équipements
  3. La restauration
  4. La communication

Pourquoi organiser un événement éco-responsable ?

Séminaires, ateliers de travail, conférences, team building ... les événements pros, quelque soit leur taille, restent incontournables pour la transmission d’une idée, le développement d’un projet ou le renforcement de la cohésion entre salariés. Et tous ne peuvent (doivent) pas se faire en distanciel ! Et ces réunions ont encore trop souvent un impact important sur l’environnement. Voici quelques conseils pour organiser un événement éco-responsable et original sans frustration !

Ce n’est guère un secret : la planète se porte mal, et ça devrait suffire à vous convaincre de « verdir » chacun de vos événements. Mais ce n’est pas tout : en optant pour des pratiques plus responsables, votre entreprise peut espérer des bénéfices économiques immédiats.

Selon le magazine Forbes, les employés se sentent mieux dans des espaces « certifiés verts ». Plus concentrés, plus éveillés, moins malades. En moyenne en France, les équipes gagneraient 16% de productivité lorsque la structure s'est engagée, à long terme, dans une véritable démarche écologique. Et l’événementiel en fait pleinement partie !

🖐️ À noter qu’une norme ISO 20121 a vu le jour pour standardiser les efforts consentis par les organisateurs d’événements en matière de RSE. Elle permet notamment d’améliorer sa réputation, en plus d’appliquer une méthodologie durable pour ses événements.

Comment organiser un événement éco-responsable ? 

Avant toute chose, rappelez-vous qu’adopter un comportement éco-responsable est un état d’esprit. C’est donc bien une démarche personnelle, « humaine », qui doit être valorisée. En vous donnant vraiment les moyens de sensibiliser les personnes présentes, vous les inciterez à intégrer et poursuivre la démarche que vous avez vous-même initiée !

Le transport et l’hébergement 

La première préoccupation sera de trouver le lieu parfait pour votre événement. La consigne idéale : le barycentre des lieux de départ de chaque participant, pour limiter l’impact du transport. Difficile à mettre en œuvre en pratique, surtout pour les grandes messes ! Un lieu à l'intérieur d’une ville, ou le plus proche possible des organisateurs et participants, sera facilement atteignable en transports en commun et réduira l’empreinte carbone liée aux déplacements individuels. Ce ne devrait pas être votre tâche la plus complexe, car (presque) tous les bassins d’activités sont entourés d’espaces événementiels dédiés aux entreprises. 

Il est aussi possible d’organiser un partenariat avec des compagnies de transports en commun pour mettre un réseau de navettes à disposition. Ou, plus simplement, vous pouvez organiser un système de covoiturage à l’intention des invités. 

Si votre événement se situe dans une grande ville telle que Paris, Lyon ou autres, les transports en commun sont généralement très développés et restent la meilleure alternative. Alors n’hésitez pas à communiquer les accès aux transports en commun les plus proches afin de booster leur utilisation par vos participants.

🖐️ Selon les données de l’ADEME, le train est le mode de locomotion le plus écolo ! En effet, le TGV équivaut à environ 14 g de CO2e par kilomètre. Il a notamment une faible consommation d’énergie, permet d’éviter le stress des embouteillages et la fatigue lors d’un long voyage.

Voici, pour information, l’empreinte carbone des principaux moyens de transport :

Mode de transport	Facteur d'émission (km/passager)	Hypothèse Nbre Passagers
🛩 Avion	285 gCO2e	88
🚙 Voiture "gourmande"	158 gCO2e	1.5
🚗 Voiture "efficace" ou "petite"	104 gCO2e	1.5
🛵 Moto / Scooter	72 gCO2e	1.2
🚌 Bus	68 gCO2e	12.7
🚅 Train	14 gCO2e	156

Les équipements 

Objectif zéro carbone ?

À l’image du Campus Serge Kampf dans l’Oise, qui vante l’accueil de séminaires « zéro carbone », il convient de choisir un lieu réputé pour ses démarches écologiques. Certaines certifications officielles pourront vous guider dans votre choix, comme le label HQE (Haute Qualité Environnementale), l’Ecolabel ou la Clef Verte. 

Le mobilier et la décoration

Le mobilier et la décoration ont un impact direct sur les participants, alors c’est encore mieux s’ils ont une belle histoire ! Louez des meubles éco conçus et débarrassez-vous des décorations superflues. Par exemple, la start-up « Triple D » permet de concevoir sur mesure les installations adéquates à votre événement éco-responsable à partir de palettes en bois. La démarche de Triple D respecte les principes de développement durable à chaque étape du cycle de vie du produit afin de ne produire quasiment aucun déchet.

Les déchets

S’il semble impossible d’organiser un événement totalement zéro déchet, il est possible d’en avoir une meilleure gestion en les triant correctement. Pour cela, mettez à disposition des poubelles de tri sélectif pour encourager cette pratique éco-responsable.

La restauration

Concernant le contenant

Si vous voulez utiliser des éco-cups à l’effigie de votre organisation, n’indiquez ni le nom de l'événement ni la date car vous ne pourrez pas les réutiliser les années suivantes et les éco-cups perdent alors tout leur sens en devant un déchet difficilement recyclable. 

Il vous est possible de proposer un système de consigne pour amortir le coût des éco-cups.

Des solutions existent pour proposer de la vaisselle réutilisable en passant par une entreprise de consigne de plat en verre qui s’occupe de récupérer les contenant et de les laver. 

Concernant le contenu des assiettes

L'élevage étant à l’origine de 14,5 % des émissions de gaz à effet de serre, mieux vaut privilégier les plats végétariens. Dans tous les cas, proposez des plats à partir de produits de saison, préférablement issus d’une agriculture locale et biologique. 

Essayez de prévoir les bonnes quantités de nourriture afin de limiter au maximum les déchets alimentaires. Des associations comme « Traiteurs de France » vous permettent de choisir le traiteur le plus adapté à votre réception éco-responsable. 

Pour réduire les déchets alimentaires, prévoyez en amont un partenariat avec un organisme de maraude qui viendra récupérer les plats non distribués pour les donner aux sans-abris ou localiser le système de compost le plus proche afin de ne pas jeter de nourriture dans la poubelle grise.

Les goodies : bon pour l’environnement ? 

Difficile d’imaginer un événement sans la présence de goodies ? Pourtant, ils sont (parfois) sur-emballés et finissent (souvent) au fond d’un placard ou dans la poubelle la plus proche. Mais bonne nouvelle, il est possible d’éviter ça ! 

Le plus important dans l’organisation événementielle c’est de passer un message. Pour que votre événement s’inscrive véritablement dans une vraie démarche responsable, préférez des goodies plus cher mais plus impactant. 

Cherchez des goodies conçus dans le respect d’une certaine charte écologique (et/ou éthique). Les convives seront sensibles à un objet qui a déjà une histoire dans sa conception, et l’objet prendra alors l’aspect d’un cadeau plus que d’un simple goodie. 

Si vous n’avez pas d’idée,  la boutique en ligne de la consommation responsable Dream Act sélectionne pour vous et avec vous des objets qui respectent l'environnement et les hommes. Par exemple, avec la carte de vœux à planter, c’est du 2 en 1 : vous évitez qu’elle ne pourrisse au fond d’un tiroir et vous donnez vie à une jolie plante 😉 

Événement éco-responsable et communication

Exception faite des séminaires « internes », il paraît aujourd’hui improbable de réaliser des événements sans communiquer un minimum auprès de votre public cible. Il est heureusement possible de le faire en limitant son empreinte carbone. Attention, la réduction de votre impact ne démarre pas le jour J, bien au contraire. Il est essentiel que votre communication intègre une démarche RSE, ce dès le début. Stop au greenwashing, place au marketing durable ! 

Pour cela, avez-vous vraiment besoin du support papier ? Si c’est le cas, passez par un imprimeur local et choisissez avec soin vos supports d’impression (papier recyclé ou PEFC pour promouvoir la gestion durable de la forêt). Sinon, préférez plutôt les tout-numérique et « low-tech ». Mais pas à n’importe quel prix !

Les supports digitaux

Si vous passez par une communication virtuelle, allégez au maximum le nombre d’informations communiquées. Faites sobre, simple et concis. Des emails à envoyer ? Allégez et réduisez vos pièces jointes : le stockage de ces informations entraîne une pollution importante, bien qu’invisible. Et, une fois l’événement passé, encouragez les personnes concernées à supprimer l’ensemble des emails. 

Les supports physiques

Pour la communication sur papier il existe plusieurs alternatives au papier blanc classique : 

• le papier recyclé et recyclable,
• le papier encemencé et compostable.

N’oubliez pas que la réussite d’un événement éco-responsable est dû, en grande partie, au message véhiculé durant cet événement. Le plus important est de montrer à l’ensemble du public que réaliser des actions écologiques et éthiques, c’est finalement très facile.

Il est donc important de bien communiquer sur tous les efforts mis en place lors de votre événement éco-responsable pour sensibiliser votre auditoire, donner des idées innovantes aux participants et promouvoir les entreprises, associations et prestataires engagés contactés pour l’organisation et la logistique.

Événement éco-responsable : 3 expériences inspirantes

Metafore : le séminaire durable

Profitant pleinement de la vague écologique qui déferle sur le marché événementiel, Metafore propose des lieux responsables au cœur des villes. Un « engagement durable afin de proposer une expérience plus responsable et en accord avec les enjeux RSE de nos clients ». Moquettes en filets de pêche recyclés, aucun plastique à usage unique, réduction de la consommation d’eau et d’énergie, produits locaux et biologiques font partie des engagements durables de Metafore.

🖐️ On aime : l’écologie placé au cœur du modèle du développement.

ToutEtBon : le traiteur 100% écolo

La consommation responsable : là aussi, il y a du monde sur la corde à linge ! Pour sortir du lot, ToutetBon s’appuie sur 3 piliers :

• Des équipes responsabilisées,
• La production à la commande, pour éviter le gaspillage alimentaire,
• Une livraison dans un rayon limité (50 km maximum).

🖐️ On aime : près d’une tonne de plastique économisée par an, avec une offre de plateaux repas zéro plastique.

WeLoveGreen : le festival qui maîtrise son empreinte carbone

Réaliser un festival éco-responsable au Bois de Vincennes (près de Paris), c’est un « travail collectif pour protéger les sols, les arbres, dépenser moins d’énergie, économiser l’eau, mettre en commun les ressources, les transports, faire des déchets une nouvelle richesse, réparer, transformer, bref, changer les pratiques de tous les acteurs ». On ne présente plus le festival WE LOVE GREEN qui, dès ses débuts, a fait évaluer les impacts de ses actions par une ONG indépendante, A Greener Festival, qui audite plus de 500 événements dans le monde. 

Mesurer pour réduire l'impact de votre événement éco-responsable

Parce qu’on maîtrise toujours mieux ce qu’on peut mesurer, le festival a choisi de s’associer à Carbo pour mieux maîtriser l’impact environnemental de :

• Wonderland Paris, le tiers-lieux éco-responsable piloté par l’équipe de WeLoveGreen ;
• l’ensemble des activités liées, de près ou de loin, au festival.

Et vous, quel est le bilan carbone de votre prochain événement ?